Beleidswiki: uitgangspunten

Samenvatting

Op deze pagina leggen we uit wat doel en uitgangspunten zijn van deze beleidswiki.

Uitgangspunten voor de BeleidsWiki

Om te komen tot een geschikt informatiesysteem voor beleidsinformatie zijn de volgende uitgangspunten geformuleerd:

• Eén vindplaats: beleidsinformatie dient op één plaats bewaard te worden.
• Actualiteit: deze wordt geborgd doordat wijzigingen snel verwerkt kunnen worden door (alle) medewerkers en speciaal door hen die inhoudelijk betrokken zijn bij bepaalde onderwerpen of pagina’s.
• Versiebeheer: eerdere versies van ontwikkelde pagina's moeten gemakkelijk terug te vinden zijn. Zo ontstaat er automatisch een overzicht van de historie en de ontwikkelfasen van de verschillende (beleids)onderwerpen.
• Eigenaarschap: alle medewerkers zijn samen verantwoordelijk voor de informatie, op verschillende niveau’s en vanuit verschillende rollen.
• Links en metadata: door het gemakkelijk aanmaken van hyperlinks en metadata (gebruik van labels of tags) worden snelle verbanden gelegd met informatie op andere informatiesystemen.

Het gebruik van een BeleidsWiki biedt een oplossing voor al deze uitgangspunten. Met de Wiki structuur wordt iedere omschrijving slechts éénmaal opgenomen, doordat documenten in samenhang met elkaar beschreven worden en begrippen door middel hyperlinks aan elkaar verbonden worden. Een redactieteam zal daartoe structureel onderhoud aan de Wiki plegen. Kenmerkend voor het inrichten van de Wiki is het werken met korte teksten. Per pagina wordt 1 onderwerp behandeld.

Beleidsinformatie

Welke informatie tref je aan op de BeleidsWiki?

• Basisinformatie over de organisatie.
• Informatie die vastgesteld is.
• Actuele informatie als weergave van het beleid op een bepaald moment.
• Informatie bedoeld voor interne en externe verantwoording.

Informatie die er (bij voorkeur) niet op thuis hoort:

• Informatie over operationele zaken en informatie die regelmatig verandert of gekoppeld is aan personen of data.
• Handleidingen, d.w.z. niet: de handleidingen zelf, wel: verwijzingen naar (nuttige) handleidingen en waar die te vinden zijn.
• Documenten: deze horen bij voorkeur op MS Teams Team Fontys Utrecht (Vastgestelde stukken) thuis, behalve als er een praktische reden is om ze wel in de Wiki op te nemen. Dit heeft ook een onderhoudstechnische reden en houdt verband met versiebeheer.

Waarden

Belangrijke invalshoeken met betrekking op het ter beschikking stellen van de beleidsinformatie zijn:

• Transparantie: we willen aan iedereen laten zien wat er gebeurt binnen het onderwijs.
• Eenduidige termen: namen en termen veranderen nogal eens. We willen bevorderen dat zoveel mogelijk de gangbare termen en namen gebruikt worden. Op de BeleidsWiki staan de juiste termen.
• Eenduidig beleid: als het niet op de BeleidsWiki staat is het geen geldig beleid.
• Visitatie: de BeleidsWiki vormt een adequate en effectieve informatiebron ten behoeve van het visiterende panel.

Uitsluitingen

Operationele zaken en dingen die regelmatig veranderen en / of gekoppeld zijn aan personen of data worden niet opgenomen in de BeleidsWiki. Indien gewenst kan hiernaar wel worden verwezen via een link. De BeleidsWiki is primair bedoeld voor medewerkers.

Afhankelijkheden

Het succes van de BeleidsWiki is afhankelijk van het volgende.

• Voldoende expertise bij beheerders (technisch en functioneel), redactie en gebruikers van de BeleidsWiki.
• Het gebruik van de meest actuele versies van documenten die ook vastgesteld zijn door de verantwoordelijke gremia.

Doorgaans zal vaststelling plaatsvinden door een van de onderstaande gremia.

• Directie
• Examencommissie

Redactie

De redactie bestaat momenteel uit

• Eric Luijten
• Mirte Martinus
• Willien van Wieringen