Huishoudelijk reglement Examencommissie

Opgesteld conform het gestelde in artikel 7.12 en artikel 7.12a WHW en artikel 38 van de Fontys OER. Vastgesteld op 16 december 2020

Artikel 1. Samenstelling en benoeming examencommissie

a. De examencommissie bestaat uit vijf leden, van wie twee extern

b. De voorzitter, secretaris en de leden worden benoemd door de directeur van de Hogeschool waar de opleidingen onder ressorteren, te weten FHTL

c. Benoeming vindt plaats voor één jaar, met een maximale zitperiode van vijf jaar. De zittingsperiode kan één maal met vijf jaar verlengd worden. Indien door omstandigheden een lid van de examencommissie die functie niet (meer) kan uitoefenen, benoemt de directeur voor de resterende periode een plaatsvervangend lid.

d. Voor de behandeling van een verzoek van de student waarbij het besluit van één van de leden van de examencommissie is betrokken, onthoudt het betreffende lid zich bij de besluitvorming van stemming.

Artikel 2. Commissie uit de examencommissie

a. De examencommissie kan uit haar midden een commissie aanwijzen die belast is met de dagelijkse gang van zaken in de examencommissie en het nemen van urgente beslissingen (bij wijze van voorlopige voorziening).

b. Bij de opleidingen van FHTL bestaat deze commissie uit voorzitter en secretaris. Zij kunnen elkaar vervangen.

c. In geval een beslissing naar aanleiding van een urgente zaak is genomen, wordt daarvan direct melding gemaakt aan de voltallige examencommissie. Indien andere leden van de examencommissie naar aanleiding van de melding een vervroegd bijeen komen van de examencommissie wenselijk achten, wordt de voltallige examencommissie op zo kort mogelijke termijn bijeen geroepen.

d. In zeer spoedeisende gevallen kan de voorzitter zelf de taken van de examencommissie uitvoeren. Ook in dat geval dient direct de voltallige examencommissie geïnformeerd te worden.

Artikel 3. Taken examencommissie

a. De examencommissie voert de in de WHW genoemde taken uit.

De examencommissie is het orgaan dat de kwaliteit rondom toetsen, tentamens en examens moet borgen.

De examencommissie stelt hiervoor richtlijnen en aanwijzingen op.

Verder stelt de examencommissie regels vast rondom de gang van zaken rondom toetsen, tentamens en competentie-examens. Verder neemt de examencommissie onder meer beslissingen met betrekking tot:

• verzoeken van studenten naar aanleiding van (de uitslag van) tentamens, toetsen en competentie-examens;
• verzoeken om vrijstelling;
• de goede gang van zaken tijdens toetsen, tentamens en competentie-examens (bv. naar aanleiding van fraude);
• compensatieverzoeken;
• adviseren met betrekking tot studieadviezen.
• verzoeken om goedkeuring minorkeuze van studenten;
• verzoeken van studenten om voorzieningen te treffen rondom toetsen, tentamens, competentie-examens (bv. op grond van chronische ziekte of handicap, taalachterstand of topsport);
• vaststellen van geslaagden.

b. De examencommissie werkt binnen door het bevoegd gezag (het College van Bestuur) vastgestelde kaders (waaronder het Algemeen deel Fontys OER en de instellingsspecifieke OER). Daarnaast wordt de examencommissie geacht de jurisprudentie van het College van beroep voor de examens te volgen.

Artikel 4. Taken secretaris

De secretaris van de examencommissie heeft in elk geval de volgende taken:

• het voorbereiden van de vergaderingen;
• het bepalen van de urgentie van binnengekomen verzoeken;
• de verslaglegging en het ter inzage leggen van verslagen (al dan niet geanonimiseerd);
• het bewaken van hetgeen in de vergaderingen besloten is (evt. werken met besluiten- en afsprakenlijst);
• de verantwoordelijkheid voor het archiveren van behandelde verzoeken en onderwerpen.

Artikel 5. Vergaderfrequentie examencommissie/openbaarheid vergaderingen

a. De examencommissie komt minimaal één maal per maand voltallig bijeen om lopende zaken te behandelen.

Voor incidentele urgente zaken kan ofwel een extra zitting gepland worden ofwel de commissie van de examencommissie beslist over de zaak.

b. De vergaderingen van de examencommissie zijn in principe openbaar. Het verdient de voorkeur de data waarop de examencommissie bijeen komt bekend te maken. Indien in de vergadering privacy gevoelige zaken worden besproken (dat wil zeggen zaken die tot een bepaalde student te herleiden zijn), kan de vergadering besloten worden voortgezet. Indien de student daarom verzoekt, dient hij bij de behandeling van zijn eigen zaak aanwezig te kunnen zijn.

c. Door de vergaderdata vooraf bekend te maken, kan aan studenten verzocht worden om verzoeken ten minste één (werk)week tevoren in te dienen bij de secretaris.

Artikel 6. Vereisten waaraan een verzoek (tot herziening) van een student dient te voldoen

a. Het is mogelijk te werken met een (via het Web beschikbaar te stellen) format.

b. In elk geval dient het verzoek te voldoen aan de volgende eisen:

• schriftelijke indiening;
• gedateerd;
• concreet verzoek, indien het om een verzoek tot herziening gaat vergezeld van een kopie van de beslissing;
• motivatie voor het verzoek;
• ondertekend (ingeval van e-mail digitaal);
• onder vermelding van naam, studentnummer, correspondentieadres en telefoonnummer;
• in het bezit van de examencommissie binnen drie werkweken na dagtekening van het besluit of de beoordeling (conform artikel 44 van het Studentenstatuut), indien het gaat om een verzoek tot herziening.

Artikel 7. Administratieve behandeling verzoeken

a. De secretaris (daarbij eventueel administratief ondersteund door het secretariaat van de opleiding) voorziet de ingekomen brieven van een stempel met datum van binnenkomst en houdt een brievenboek ingekomen post bij (al dan niet digitaal).

b. De student ontvangt zo spoedig mogelijk een ontvangstbevestiging met daarin aangegeven de procedure en wanneer een beslissing van de examencommissie te verwachten is.

c. De secretaris verzamelt indien relevant, alvast zoveel mogelijk op de zaak betrekking hebbende stukken en voegt deze toe aan de brief (bijvoorbeeld overzicht studiepunten, behaalde resultaten).

d. In de week voorafgaand aan de vergadering wordt het verslag van de vorige vergadering, samen met de door de secretaris gemaakte dossiers in bezit van de leden van de examencommissie gesteld. De originelen worden op één centrale plaats bewaard op:

• alfabetische volgorde of
• chronologisch of
• op nummer brievenboek.

Artikel 8. Termijnen

a. Afhankelijk van de aard en de urgentie van de zaak (dit mede ter bepaling door de secretaris) dient een binnengekomen verzoek in elk geval in de eerstvolgende vergadering van de examencommissie besproken te worden. Indien nodig wordt de student gehoord (zie artikel 44 van het Studentenstatuut). Vervolgens wordt binnen tien werkdagen de beslissing aan de student medegedeeld, een en ander overeenkomstig het gestelde bij artikel 10 lid b.

b. Indien de zaak urgent is, dit ter beoordeling door de secretaris en de voorzitter, wordt er naar gestreefd om de student binnen zeven werkdagen te horen en de beslissing daarna binnen drie (werk)dagen mede te delen, eveneens overeenkomstig het gestelde bij artikel 10 lid b.

c. De beslissing bedoeld onder b. kan al dan niet in de vorm van een voorlopige voorziening worden gegeven.

d. De student dient in alle gevallen binnen zes werkweken na indiening van het verzoek op de hoogte te zijn van de beslissing van de examencommissie.

Artikel 9. Onderzoek door de examencommissie en horen van studenten

a. De examencommissie onderzoekt of het verzoek gehonoreerd kan worden.

In principe wordt hierbij de student gehoord, tenzij:

• op voorhand duidelijk is dat het verzoek gehonoreerd kan worden;
• verzoeker aangeeft niet gehoord te willen worden;
• het verzoek kennelijk niet-ontvankelijk of kennelijk ongegrond is.

Zie ook artikel 44 lid 8 Studentenstatuut Fontys.

b. In sommige gevallen is horen praktisch onmogelijk. Soms kan een vertegenwoordiger van een groep studenten gehoord worden. Als het horen niet gebeurt alvorens de examencommissie een besluit neemt, dient de examencommissie alsnog te horen in het kader van een eventueel beroep van de student.

c. Tevens kunnen andere personen gehoord worden die naar het oordeel van de examencommissie relevante informatie kunnen verstrekken over het ingediende verzoek (bijv. docenten die geen lid zijn van de examencommissie, ondersteunend personeel).

d. Een besluit van de examencommissie komt tot stand bij meerderheid van stemmen. Indien de stemmen staken beslist de voorzitter.

Artikel 10. Administratieve afhandeling verzoeken

a. Na een reguliere vergadering van de examencommissie dienen alle betrokken studenten binnen tien werkdagen schriftelijk geïnformeerd te worden.

b. Het informeren van betrokkenen kan gebeuren door middel van:

• een brief namens de examencommissie, ondertekend door secretaris of voorzitter;
• een e-mail, verzonden namens de examencommissie en digitaal ondertekend door de secretaris of de voorzitter;
• een telefonisch bericht van de secretaris of de voorzitter, later gevolgd door een schriftelijk besluit.

c. Alle onder b. genoemde middelen zijn aan te merken als besluit van de examencommissie. Hiervan kan de student binnen zes kalenderweken in beroep bij het College van beroep voor de examens. Het besluit van de examencommissie dient altijd goed gemotiveerd te zijn én de beroepsgang (College van beroep voor de examens) en –termijn (zes kalenderweken) dient vermeld te zijn.

d. Alle uitgaande brieven en e-mails worden door de secretaris danwel daartoe aangewezen medewerkers van de opleiding (evt. digitaal) ingeschreven in een brievenboek uitgaande post (alfabetisch, chronologisch of op briefnummer).

e. Alle interne belanghebbenden (bijv. de betreffende docenten, het toetsbureau (of de administratie indien deze de toetsen/tentamens coördineert), het stagebureau en indien het een beroepszaak betreft, het College van beroep voor de examens) ontvangen een kopie van de uitgaande post. Indien nodig wordt ter informatie een kopie van het verzoek van de student bijgevoegd.

Artikel 11. Verslaglegging

a. De secretaris draagt zorg voor de verslaglegging van de vergaderingen van zowel de voltallige examencommissie als de commissie van de examencommissie (deze laatste in elk geval aan de hand van een besluitenlijst). Indien studenten gehoord worden tijdens een vergadering, wordt een kort verslag daarvan in het verslag van de vergadering opgenomen.

b. Het verslag is openbaar en kan ter inzage worden opgevraagd. Na opvragen en voor ter beschikking stellen wordt het desbetreffende verslag (of verslagen) geanonimiseerd.

c. Op grond van artikel 7.12b lid 5 van de WHW stelt de examencommissie een jaarverslag op dat wordt aangeboden aan het College van Bestuur.

Artikel 12. Archivering stukken

a. De secretaris is verantwoordelijk voor het archief van de examencommissie.

b. Slechts de leden van de examencommissie hebben toegang tot het (al dan niet digitale) archief van de examencommissie.

c. In het archief worden in elk geval bewaard:

• de verslagen van de examencommissie (gedurende tenminste zes jaren);
• de schriftelijke verzoeken gericht aan de examencommissie (tenminste zes jaren);
• de op schrift gestelde beslissingen van de examencommissie (tenminste zes jaren);
• de uitspraken van het College van beroep voor de examens (tenminste de uitspraken die betrekking hebben op de eigen opleiding) worden zes jaar bewaard.

Artikel 13. Bekendmaking van door de examencommissie vastgestelde procedures (“beleid”)

Tenzij reeds afdoende geregeld in de opleidingsspecifieke OER, wordt door middel van mailberichten door de examencommissie aan docenten en studenten bekend gemaakt welke procedures en (beleids)regels door de examencommissie zijn vastgesteld met betrekking tot onder andere:

• inschrijving voor tentamens/toetsen/competentie-examens;
• cesuur;
• inzage;
• vrijstellingen, eventueel maatwerk, verkorte of alternatieve trajecten;
• gang van zaken tijdens tentamens/toetsen/competentie-examens (o.a. instructie surveillanten);
• doorstroomnormen/meetmomenten;
• herkansingen;
• mondelinge tentamens/toetsen;
• eindgesprekken/afstudeerzittingen (indien van toepassing, wellicht bij bepaalde opleidingen anders genoemd);
• eisen voor stage en stageprocedures en stagebeoordelingen;
• voorzieningen voor studenten bv. op grond van chronische ziekte of handicap, taalachterstand of topsport;
• verzoeken tot herziening en beroep.

Artikel 14. Beroep/doorzendplicht

a. Indien de student het niet eens is met de beslissing van de examencommissie, kan de student in beroep gaan bij het College van beroep voor de examens (zien hierboven bij artikel 10 lid c) binnen zes kalenderweken na de dagtekening van de beslissing van de examencommissie.

NB: direct beroep bij het College is aan te raden indien het gaat om urgente zaken, tijdens vakantieperiodes of is verplicht indien het gaat om een afwijzend bindend studieadvies.

In andere, minder urgente gevallen, bijvoorbeeld over de hoogte van een cijfer of over een vrijstelling of een extra herkansing, kan de student zich beter eerst met een verzoek tot herziening tot de examencommissie wenden.

Dit kan uiteraard niet als de beslissing van de examencommissie al een beslissing was op een verzoek tot heroverweging, dan dient altijd verwezen te worden naar het College van beroep voor de examens. Een ontvangen verzoek dient altijd direct doorgezonden te worden naar het College van beroep voor de examens.

b. Als de examencommissie een beroep, bestemd voor het College van beroep voor de examens ontvangt, wordt dit direct doorgezonden naar het College van beroep voor de examens.

Ook een beroepschrift voor het College dat verkeerd geadresseerd is (bijvoorbeeld ten onrechte gericht aan de examencommissie) wordt direct doorgestuurd naar het College van beroep voor de examens.

Artikel 15. Slotbepaling

a. Dit huishoudelijk reglement wordt elk jaar, bij voorkeur bij aanvang van het studiejaar, door de examencommissie geëvalueerd en indien nodig aangepast.

b. Indien nodig worden dan tevens de namen en functies van de leden van de examencommissie (zie artikel 1 lid a en artikel 2 lid b) aangepast.