Huishoudelijk reglement IMR

Preambule

Fontys-visie op medezeggenschap

1. Medezeggenschap is binnen Fontys algemeen aanvaard als waardevol.
2. Binnen Fontys wordt medezeggenschap in de praktijk gebracht door ongedeelde raden van studenten en personeel voor zover het de Centrale Medezeggenschapsraad, de Instituutsmedezeggenschapsraden betreft en door het personeel voor zover het de Dienstmedezeggenschapsraad van een of meer diensten betreft.
3. Medezeggenschap in de Centrale Medezeggenschapsraad, de Instituutsmedezeggenschapsraden en de Dienstmedezeggenschapsraad heeft betrekking op het strategische en tactische beleid van de organisatie.
4. Medezeggenschap in de Centrale Medezeggenschapsraad, de Instituutsmedezeggenschapsraden en de Dienstmedezeggenschapsraad richt zich op het integrale beleid van de organisatie waarbij zowel studenten als personeel worden betrokken.
5. De opleidingscommissie richt zich op het adviseren over het bevorderen en waarborgen van de kwaliteit van de opleiding
6. Medezeggenschap volgt zeggenschap.
7. Partijen erkennen en respecteren elkaars rol en positie in de organisatie.

Algemene taak IMR

• De IMR bevordert naar vermogen openheid, openbaarheid, kwaliteit en onderling overleg.
• De IMR waakt in het algemeen tegen discriminatie, bevordert gelijke behandeling en bevordert inschakeling van gehandicapten en allochtonen.
• De IMR spant zich in de doelstellingen en de vastgestelde missie van Fontys mede te realiseren.
• Bij het uitoefenen van de advies- en instemmingsrechten weegt de raad relevante belangen zorgvuldig.

Missie IMR

Medezeggenschap levert een bijdrage aan de voortdurende verbetering van de organisatie door toetsen, adviseren en signaleren.

Het doel is kwalitatief goed onderwijs binnen een transparante organisatie en een inspirerende studie- en werkomgeving in een prettige open sfeer.

Fontys Medezeggenschapsreglement

De IMR hanteert naast het huishoudelijk reglement het Regeling Medezeggenschapsraden en Opleidingscommissies Fontys (RMO) als uitgangspunt in zijn handelen. Het huishoudelijk reglement mag geen tegenstrijdigheden bevatten met de Wet op het Hoger Onderwijs en Wetenschappelijk onderzoek (WHW) en het RMO.

Afkortingen

• CvM: Centrum voor Medezeggenschap
• MR: Medezeggenschapsraad
• IMR: Instituut medezeggenschapsraad
• CMR: Centrale medezeggenschapsraad
• DMR: Dienst medezeggenschapsraad
• RMO: Regeling Medezeggenschapsraden en Opleidingscommissies Fontys
• WHW: Wet op het Hoger Onderwijs en Wetenschappelijk Onderzoek
• DB: Dagelijks Bestuur
• Sf: Studentenfractie
• Pg: Personeelsgeleding

Paragraaf 1 Samenstelling en verkiezingsprocedure

Artikel 1

De IMR bestaat uit 3 studenten en 3 medewerkers, waarvan 2 studenten en 2 docenten tevens lid zijn van de GOC.

Artikel 2

De zittingstermijn is twee jaar. Studenten mogen zich voor één jaar beschikbaar stellen.

Artikel 3

Leden kunnen voor maximaal twee termijnen worden herkozen.

Artikel 4

Indien de IMR te weinig leden in een van de fracties heeft blijven deze zetels onbezet tot de volgende verkiezingen.

Artikel 5

Verkiezingen voor de IMR vinden plaats in het najaar van de oneven jaren (op de medezeggenschapsportal staan diverse hulpdocumenten zoals een format verkiezingsprotocol).

Paragraaf 2 Vergaderingen

Artikel 6

De IMR komt in vergadering bijeen:

• ten minste vier keer per jaar;
• op verzoek van tenminste de helft van de leden van de IMR onder opgaaf van redenen;
• op verzoek van een IMR-geleding onder opgaaf van redenen;
• volgens afspraken gemaakt tijdens een IMR-vergadering;
• op verzoek van de agendacommissie (zie Paragraaf 5);
• op verzoek van de instituutsdirecteur.

Artikel 7

1. De vergaderingen worden gehouden op data, tijden en plaats van een door de raad aanvaard voorstel van de agendacommissie. Het voorstel wordt door de agendacommissie ingediend in de maand mei. De data worden opgenomen in het jaarrooster van Instituut.
2. De agendacommissie bepaalt datum, tijd en plaats van extra IMR-vergaderingen als bedoeld in artikel 6 lid b tot en met e. Een vergadering wordt gehouden binnen 14 dagen, vakantieperiodes daaronder niet inbegrepen, nadat het verzoek daartoe bij de (vice)voorzitter is binnengekomen.

Artikel 8

De voorzitter / (ambtelijk) secretaris roept de vergadering per e-mail bijeen door kennisgeving aan de leden. De agenda voor de vergadering wordt bij deze kennisgeving gevoegd of wordt tenminste 7 dagen voor de vergadering aan de leden van de IMR gestuurd. De leden krijgen tevens een opgave van de bij de raad ingekomen en verzonden stukken.

Artikel 9

De vergaderingen zijn opgebouwd zoals weergegeven in onderstaand schema.

Wat	Wanneer	Wie	Doel
Agendaoverleg	Twee weken voorafgaand aan IMR-vergadering	Dagelijks bestuur (DB) (zie paragraaf 4) en directeur,	Vaststellen agenda
Verzamelen agendastukken	Deadline … dagen voorafgaand aan vooroverleg fractie / vooroverleg studenten en personeelsleden / IMR-vergadering	Voorzitter en directeur
Agenda en stukken verzenden naar IMR en directeur	Deadline … dagen voorafgaand aan vooroverleg fractie / vooroverleg studenten en personeelsleden / IMR-vergadering	Voorzitter
Vooroverleg per fractie	(moment opnemen)	Leden van desbetreffende fracties	Voorbereiden op stukken, formuleren van vragen, innemen standpunt
IMR A-vergadering	(moment opnemen)	Studenten en personeelsleden	Standpunten en vragen worden uitgewisseld en wordt een strategie bepaald. Eventueel worden inhoudelijke vragen naar de directeur verstuurd zodat deze zorg kan dragen voor de juiste informatie.
IMR B-vergadering	(moment opnemen)	IMR en Directeur	De raad vergaart informatie en gaat in discussie om tot definitief besluit of voorstel te komen.

Artikel 10

1. Zoveel mogelijk tegelijk met de agenda worden aan de leden van de IMR documenten van de te behandelen onderwerpen verzonden, bij voorkeur voorzien van een leeswijzer of toelichting.
2. Te behandelen stukken worden op de IMR-portal geplaatst.
3. De directeur legt het voornemen tot een besluit voor aan de IMR tenminste 10 werkdagen voor diens vergadering, tenzij er sprake is van spoedeisendheid. Hij/zij verstrekt daarbij een overzicht van de beweegredenen voor het besluit, alsmede van de te verwachten gevolgen en van de naar aanleiding van het besluit voorgenomen maatregelen.
4. Indien een te bespreken stuk later wordt aangeleverd kan een verzoek worden gedaan aan de voorzitter om het op te nemen op de agenda. Dit verzoek wordt in de vergadering behandeld (zie artikel 16).
5. Voorts verschaft de directeur de medezeggenschapsraad tijdig alle inlichtingen, die de medezeggenschapsraad voor de vervulling van zijn taak redelijkerwijze nodig heeft.
6. De IMR is bevoegd tot bespreking van alle aangelegenheden het Instituut betreffende. Hij is bevoegd over deze aangelegenheden aan de directeur voorstellen te doen en standpunten kenbaar te maken. De directeur dient op deze voorstellen binnen 6 weken schriftelijk met redenen omkleed te reageren in de vorm van een voorstel (artikel 28 RMO).
7. De leden van de medezeggenschapsraad zijn tot geheimhouding verplicht van alle zaken, die zij in hun hoedanigheid vernemen, ten aanzien waarvan de directeur geheimhouding heeft opgelegd of waarvan zij het vertrouwelijke karakter moeten begrijpen. De plicht tot geheimhouding vervalt niet door beëindiging van het lidmaatschap van de medezeggenschapsraad.

Artikel 11

Indien het vereiste quorum niet aanwezig is (zie artikel 43), vindt er geen besluitvorming plaats.

Artikel 12

De vicevoorzitter vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid. Bij afwezigheid van de voorzitter en de vicevoorzitter wordt de vergadering geleid door een van de andere leden van het DB. Indien het gehele DB afwezig is, kiezen de aanwezige IMR-leden een ad hoc voorzitter uit hun midden.

Artikel 13

De vergaderingen van de raad worden zoveel mogelijk ter openbare kennis gebracht.

Artikel 14

Indien een IMR lid twee keer afwezig is, wordt de afwezigheid besproken en kan de uitsluitingsprocedure beschreven in het Fontys Medezeggenschapsreglement (RMO artikel 7) in gang worden gezet.

Paragraaf 3 Vergaderorde

Artikel 15

De voorzitter van de IMR kan de vergadering schorsen op eigen initiatief of op verzoek van (een deel van) de raad, dan wel op verzoek van de directeur.

Artikel 16

Onderwerpen die niet op de agenda vermeld zijn, kunnen in behandeling worden genomen. De IMR beslist hierover bij voorkeur bij aanvang van de vergadering.

In principe vindt besluitvorming daaromtrent altijd in een volgende vergadering plaats, tenzij anders overeengekomen. Ook is een schorsing mogelijk voor overleg.

Paragraaf 4 Dagelijks Bestuur (DB)

Artikel 17

1. De raad kiest uit zijn midden een DB voor de duur van een jaar.
2. Het DB bestaat uit een voorzitter en een vicevoorzitter.
3. Indien van toepassing bij een 4-koppig DB: Iedere geleding kiest zijn eigen voorzitter van die geleding met dien verstande dat er geen dubbel functie mogelijk is.
4. Het DB regelt zelf zijn werkwijze.

Artikel 18

1. De verkiezing van het DB vindt jaarlijks plaats in januari. De voorzitter van de IMR en de vicevoorzitter worden in functie gekozen door de raad. Indien een DB-lid tussentijds zijn functie neerlegt, vinden zo spoedig mogelijk na het ontstaan van de vacature verkiezingen plaats om de betreffende vacature in te vullen.
2. Verkiezingen van het DB geschieden bij meerderheid van stemmen in een vergadering waarin tenminste tweederde van de raadsleden aanwezig is.
3. Een DB-lid kan door de raad uit zijn functie worden ontheven bij meerderheid van stemmen in een vergadering waarin tenminste tweederde van de raadsleden aanwezig is.

Artikel 19

De voorzitter is belast met het leiden van de vergadering waaronder:

1. het openen, schorsen, heropenen en sluiten van de vergadering;
2. het formuleren en samenvatten van de door de vergadering te nemen beslissingen en genomen besluiten;
3. het volgens dit reglement in stemming brengen van de aan de vergadering gedane voorstellen en het vaststellen van de uitslagen van de stemmingen.

Artikel 20

Het DB:

1. vertegenwoordigt de IMR met één zetel in de selectiecommissie in benoemingsprocedures voor leden van de directie;
2. onderhoudt contact met de Instituutsdirectie;
3. is in zeer uitzonderlijke gevallen gemandateerd/besluitvormend orgaan.

Paragraaf 5 De agendacommissie

Artikel 21

De agendacommissie bestaat uit (een deel van) het DB en de directie.

Artikel 22

De voorzitter van de raad is voorzitter van de agendacommissie.

Artikel 23

1. De agendacommissie stelt voor iedere raadsvergadering de agenda op.
2. Verzoeken tot plaatsen van onderwerpen op de IMR-agenda kunnen door leden schriftelijk worden ingediend bij het DB middels e-mail.
3. De agendacommissie overlegt vooraf over de op te stellen agenda met de directie in een agendaoverleg.
4. Voor de zomervakantie stelt de agendacommissie in samenspraak met de directie een jaaragenda op van te bespreken onderwerpen en brengt dit ter instemming in bij de leden.
5. Voor onderwerpen die een lange doorlooptijd hebben worden procesafspraken gemaakt, waarin afspraken staan over de momenten waarop de IMR welke rol heeft (bijvoorbeeld brainstormen, adviseren, instemmen).

Paragraaf 6 De (ambtelijk) secretaris

Artikel 24

De (ambtelijk) secretaris draagt zorg voor de bekendmaking en het ter inzage leggen van ingekomen en verzonden stukken en voor de bekendmaking en ter inzage leggen van de agenda en notulen. Dit gebeurt via e-mail en/of de IMR portal.

Artikel 25

De (ambtelijk) secretaris is belast met de zorg voor het archief van de raad. Dit archief wordt ook digitaal bijgehouden op de IMR-portal. Archivering gebeurt volgens de daarvoor geldende bewaartermijnen.

Artikel 26

De (ambtelijk) secretaris draagt zorg voor de notulen van de raadsvergaderingen. Voor verspreiding bekijkt de voorzitter de notulen.

Artikel 27

De (ambtelijk) secretaris functioneert onder verantwoordelijkheid van de voorzitter.

Paragraaf 7 De verslaglegging

Artikel 28

Van het behandelde in de IMR-vergadering wordt een verslag gemaakt.

Artikel 29

Het verslag moet in elk geval inhouden:

1. de namen van de voorzitter en de overige aanwezigen;
2. de namen van leden die afwezig zijn;
3. een opgave van de inhoud van de gedane mededelingen;
4. een aanduiding van de behandelde onderwerpen en de op de agenda vermelde voorstellen;
5. de genomen besluiten;
6. de vermelding van stemmingen en uitslagen van stemmingen;
7. een beknopt verslag van het besprokene tijdens de vergadering;
8. een overzicht van de openstaande actiepunten;
9. een overzicht van de komende vergaderingen.

Artikel 30

Elk van de leden ontvangt het (concept)verslag zo spoedig mogelijk en uiterlijk tien werkdagen na de vergadering.

Artikel 31

1. Het verslag wordt aan de IMR ter goedkeuring voorgelegd.
2. Het verslag wordt bij de volgende vergadering goedgekeurd, definitief gemaakt en openbaar gemaakt.

Artikel 32

Het ter vergadering vastgestelde verslag is openbaar.

Artikel 33

Het verslag van een besloten vergadering, dat de zakelijke inhoud van het besprokene moet bevatten, wordt afzonderlijk gemaakt en zo spoedig mogelijk aan de raad ter goedkeuring voorgelegd.

Artikel 34

1. Besluiten worden schriftelijk gecommuniceerd met betrokkenen.
2. Vragen vanuit de IMR worden schriftelijk gesteld aan betrokkenen, tenzij de IMR anders besluit.
3. Indien beantwoording niet plaatsvindt zoals vastgesteld in het RMO (artikel 28) wordt eerst de directie hierop aangesproken. Indien de directeur niet binnen de gestelde tijd een reactie heeft uitgebracht op een door de IMR gedaan voorstel kan de IMR binnen tien werkdagen na het verstrijken van de termijn het College van Bestuur verzoeken een termijn vast te stellen waarbinnen de directeur alsnog een zodanige reactie dient uit te brengen.

Paragraaf 8 Openbaarheid en spreekrecht derden

Artikel 35

De vergaderingen van de IMR zijn openbaar voor studenten en personeelsleden van het instituut. De IMR kan besluiten tot een besloten vergadering. In geval van een besloten vergadering beslist de raad of de genomen besluiten wel of (nog) niet gepubliceerd worden door middel van notulen of besluitenlijsten.

Artikel 36

Tijdens de IMR-vergaderingen hebben de leden van de IMR alsmede de leden van de instituutsdirectie spreekrecht.

Artikel 37

De ambtelijk secretaris en de adviseur Centrum voor Medezeggenschap (CvM) kunnen tijdens de vergaderingen spreekrecht krijgen op verzoek van de leden van de raad en/of van de directeur.

Artikel 38

De IMR heeft het recht om deskundigen uit te nodigen. Deskundigen worden door de voorzitter geïntroduceerd. Deskundigen hebben spreekrecht.

Artikel 39

Toehoorders hebben geen spreekrecht tijdens de vergaderingen van de IMR.

Paragraaf 9 Commissies

Artikel 40

De raad is bevoegd commissies in te stellen om onderzoek te doen ten behoeve van de raad en of ter ondersteuning en advisering van de raad.

Artikel 41

De commissies bestaan uit raadsleden van de IMR en/of (beleids)medewerkers en/of studenten van het instituut. De commissies kunnen op eigen initiatief advies van derden inwinnen.

Artikel 42

De IMR stelt de commissies in en bepaalt de samenstelling en omschrijft de taak van de commissies. De IMR kan de commissies opheffen.

Paragraaf 10 Stemprocedure

Artikel 43

1. Een IMR kan besluiten nemen indien minimaal de helft van de medewerkersfractie van de IMR en minimaal de helft van de studentfractie van de IMR aanwezig is.
2. Indien het vereiste quorum tijdens een vergadering niet aanwezig is, vindt binnen drie weken een vergadering plaats, op hetzelfde tijdstip als de vergadering waarin het quorum niet aanwezig was. Het voorstel wordt ter stemming gebracht, ongeacht het aantal aanwezige leden.
3. Volmachten tellen niet mee bij de bepaling van het quorum.

Artikel 44

1. Over personen wordt altijd schriftelijk gestemd. Over zaken wordt, naar keuze van de voorzitter, gestemd bij handopsteken of bij hoofdelijke afroeping van de namen van de aanwezige leden.
2. Ieder lid heeft het recht om een schriftelijke stemming aan te vragen. De IMR beslist op dat verzoek.
3. Ieder lid heeft het recht in het verslag te laten vastleggen dat hij/zij zich niet kan verenigen met het besluit dat zonder hoofdelijke stemming is genomen.
4. Stemming vindt plaats aan het eind van de vergadering zonder aanwezigheid van de instituutsdirectie.

Artikel 45

Bij afwezigheid kan een IMR-lid zijn stem per volmacht uitbrengen. Volmachten worden schriftelijk afgegeven aan het begin van de vergadering. Ieder IMR-lid mag per vergadering door maximaal een ander IMR-lid gemachtigd, zijn stem in die vergadering uit te brengen. De gevolmachtigde stemt zonder last of ruggenspraak.

Artikel 46

Bij stemming kan voor, tegen of blanco gestemd worden. Een onthouding geldt als een niet uitgebrachte stem.

Artikel 47

1. Een voorstel is aangenomen als de helft plus één van het aantal uitgebrachte stemmen voor het voorstel is. Een voorstel is niet aangenomen als een geleding unaniem tegen het voorstel is en die geleding in die vergadering tenminste met de helft van het aantal leden vertegenwoordigd is.
2. Voor wijziging van het huishoudelijk reglement van het Instituut en voor adviezen omtrent het FMR is een tweederde meerderheid van de stemmen nodig.

Artikel 48

Indien de helft of meer van de leden zich onthoudt van stemming of blanco stemt bij enig voorstel, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen.

Artikel 49

Uitstel van stemming kan plaatsvinden als:

1. de indiener van het voorstel de stemming wenst uit te stellen;
2. een geleding de stemming wenst uit te stellen.

Paragraaf 11 Samenwerken en verwachting

Artikel 50

Van de IMR-leden wordt verwacht dat zij actief en degelijk voorbereid deelnemen aan de IMR-vergaderingen. Een IMR-lid dient de te behandelen stukken gelezen/doorgenomen te hebben.

Artikel 51

1. Indien een IMR-lid niet aanwezig kan zijn bij een vergadering, dan dient dit lid zich 2 dagen voor aanvang van de vergadering af te melden bij de voorzitter met opgaaf van reden.
2. Mocht een IMR-lid vaker dan twee keer afwezig zijn geweest, dan kan de IMR het functioneren met het desbetreffende lid bespreken. Nadat het desbetreffende lid gehoord is, kan er een stemming plaats vinden over uitsluiten van het lid. Uitsluiten gebeurt met een twee derde meerderheid van de stemmen, wanneer de gehele IMR aanwezig is. (zie artikel 14)

Artikel 52

De IMR-leden communiceren in een open en veilige omgeving met elkaar. Ook buiten de IMR-vergaderingen wordt een actieve houding van leden verwacht. IMR-leden beantwoorden mail binnen 5 werkdagen, tenzij anders aangegeven.

Artikel 53

De IMR-leden zijn vertegenwoordigers van een grotere groep studenten en medewerkers. Het wordt van de leden verwacht dat zij signaleren wat speelt bij hun achterban en tevens de besluiten en adviezen naar hun achterban terugkoppelen. Communicatie met de achterban verloopt als volgt:

1. De IMR als een agendapunt bij een teamoverleg.
2. De IMR als een agendapunt bij een overleg met klassenvertegenwoordigers / in overleg met studieverenigingen.
3. Door berichten op een mededelingenbord te plaatsen.
4. Door de portal te onderhouden.
5. Door op een aangewezen website de taak, doelen en contactgegevens te vermelden.
6. Door jaarlijks de IMR te presenteren aan studenten tijdens welkomcolleges.

Paragraaf 12 Slotbepaling

Artikel 54

In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, besluit de raad bij meerderheid van stemmen zoals beschreven in paragraaf 10.